Die Entmaterialisierung ist in vielen Unternehmen zu einer Notwendigkeit geworden, und die Personalverwaltung bildet hier keine Ausnahme. Mypeopledoc ist eine der innovativen Lösungen, die diesen Übergang erleichtert, indem sie eine kollaborative Plattform bietet, die sich auf die Sicherheit von Dokumenten und die sichere Online-Speicherung konzentriert. Ob Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge oder andere HR-relevante Unterlagen – dieses Tool, das heute zur UKG-Gruppe gehört, hat sich als unverzichtbares Werkzeug für die Verwaltung von HR-Dokumenten etabliert.
Typ : 🏢 HR-Software · Zielgruppe : 👨💼 Arbeitgeber & Mitarbeiter · Sicherheit : 🔒 Verschlüsselt
Was ist Mypeopledoc?
Mypeopledoc ist eine Lösung, die Unternehmen dabei helfen soll, ihre HR-Dokumente effizient zu verwalten. Sie ermöglicht die zentrale Speicherung aller administrativen Informationen in einem sicheren persönlichen Speicherbereich, auf den Mitarbeiter und Personalmanager jederzeit zugreifen können. Als Teil der UKG-Gruppe (Ultimate Kronos Group) profitiert die Plattform von einem soliden technologischen Fundament und jahrelanger Erfahrung im HR-Bereich.
Das Tool bietet mehrere nützliche Funktionen, die das Papiermanagement vereinfachen und die Produktivität steigern. Mit einem modernen Ansatz zur Digitalisierung von Dokumenten erfüllt Mypeopledoc die wachsenden Anforderungen der Unternehmen an die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und an die Sicherheit personenbezogener Daten. Jeder Mitarbeiter erhält ein persönliches Konto, über das er direkt auf seine Bulletins de paie und andere deponierte Unterlagen zugreifen kann.
« Mehr als 5 Millionen Nutzer weltweit vertrauen auf Mypeopledoc für die sichere Verwaltung ihrer HR-Dokumente und Gehaltsabrechnungen. »
— UKG / Peopledoc, offizielle Unternehmensangaben
Die Vorteile von Mypeopledoc
Digitaler Tresor
Eines der wichtigsten Merkmale von Mypeopledoc ist sein digitaler Tresor. Dieser Service gewährleistet die sichere Aufbewahrung sensibler Dokumente wie Gehaltsabrechnungen (Bulletins de paie), Arbeitsverträge und andere wichtige Verwaltungsdokumente. Die dort deponierten Unterlagen sind gesetzlich geschützt und bleiben auch nach einem Arbeitgeberwechsel zugänglich – ein entscheidender Vorteil gegenüber herkömmlichen Ablagesystemen. Jeder Nutzer kann über sein persönliches Konto jederzeit auf seine Dokumente zugreifen, was eine bessere Organisation und weniger Stress bei der Suche nach wichtigen Papieren gewährleistet.
✅ À retenir
Der digitale Tresor von Mypeopledoc bewahrt alle deponierten Dokumente – einschließlich Bulletins de paie – über die gesamte Dauer der Beschäftigung und darüber hinaus auf. Selbst bei einem Unternehmensaustritt bleiben die Daten im persönlichen Konto erhalten.
Sicherheit der Dokumente
Die Sicherheit von Dokumenten ist für jeden Arbeitgeber und jede Unternehmensleitung ein zentrales Anliegen. Bei Mypeopledoc werden die Daten durch fortschrittliche Sicherheitsprotokolle (security standards) geschützt. Dazu gehören die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Informationen sowie strenge Maßnahmen zur Zugriffskontrolle, die sicherstellen, dass nur befugte Personen die gespeicherten Dokumente einsehen oder ändern können. Diese Maßnahmen dienen nicht nur dem Schutz der persönlichen Daten, sondern auch der Wahrung der Rechte (droits) der Mitarbeiter im Sinne der DSGVO.
Vereinfachte Verwaltung von HR-Dokumenten
Mypeopledoc vereinfacht die Verwaltung von HR-Dokumenten mit automatisierten Prozessen für die Erstellung, den Versand und die elektronische Signatur. Diese Automatisierung spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch menschliche Fehler deutlich. Bulletins de paie können vom Arbeitgeber direkt auf der Plattform hinterlegt werden, ohne dass ein physischer Versand notwendig ist. Dokumente können schnell über die Plattform verteilt werden, was die Gesamteffizienz des HR-Service deutlich steigert.
Jederzeit auf Dokumente zugreifen
Jederzeit Zugriff auf HR-Dokumente zu haben, ist ein großer Vorteil für Mitarbeiter und Manager. Dank Mypeopledoc ist dieser Zugang garantiert. Ob Sie auf Ihre Gehaltsabrechnungen zugreifen, Ihren Arbeitsvertrag überprüfen oder Verwaltungsdokumente einreichen müssen – alles ist über das persönliche Konto mit wenigen Klicks verfügbar. Selbst von unterwegs ermöglicht die mobile Version eine komfortable Verbindung (Connexion) zur Plattform.
⚠️ Schlüsselfunktionen von Mypeopledoc
Persönlicher Speicherplatz
Durch die Nutzung von Mypeopledoc erhält jeder Mitarbeiter einen persönlichen Speicherbereich, in dem er alle wichtigen Dokumente aufbewahren kann. Dieser Bereich garantiert absolute Vertraulichkeit und ermöglicht es, einen organisierten Überblick über alle administrativen Interaktionen zu behalten. Die persönlichen Daten werden ausschließlich für definierte Zwecke (purposes) verarbeitet und sind vor unbefugtem Zugriff geschützt.
Dematerialisierung von Dokumenten
Die Entmaterialisierung von Dokumenten ist eine weitere Stärke von Mypeopledoc. Indem das Tool alle Papierdateien digitalisiert, reduziert es die Abhängigkeit von physischen Archiven erheblich. Es schafft Platz in den Büros und macht Dokumente sofort online verfügbar. Für Unternehmen, die seit mehreren Jahren (ans) auf papierbasierten Ablagesystemen angewiesen waren, bedeutet dieser Schritt eine echte Transformation ihrer HR-Prozesse.
Sicherer Online-Speicher
Die von Mypeopledoc angebotene sichere Online-Speicherung ist eine ideale Lösung, um den Verlust oder Diebstahl von Dokumenten zu verhindern. Die Dateien werden in der Cloud mit hoher Verfügbarkeit und optimalem Schutz vor Cyberbedrohungen gesichert. Die UKG-Infrastruktur, auf der Mypeopledoc basiert, gewährleistet einen Betrieb rund um die Uhr mit minimalen Ausfallzeiten.
99,9%
Verfügbarkeitsrate der UKG/Mypeopledoc-Plattform dank Cloud-Infrastruktur
Wie funktioniert Mypeopledoc?
Anmeldung, Einladung und Connexion
Um mit der Nutzung von Mypeopledoc zu beginnen, müssen Unternehmen ihre Mitarbeiter registrieren und sie per Einladung (Invitation) einladen, der Plattform beizutreten. Die Einladung wird per E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse (Adresse) des Mitarbeiters gesendet. Über diesen Link erstellt der Mitarbeiter sein persönliches Konto, legt seinen Namen (Nom), seine E-Mail-Adresse und ein sicheres Passwort (Mot de passe) fest. Nach der Connexion profitieren die Nutzer sofort von allen verfügbaren Funktionen, die es ihnen ermöglichen, ihre HR-Dokumente einfach zu verwalten.
Der Arbeitgeber schickt eine Einladung per E-Mail an die offizielle Adresse des Mitarbeiters. Dieser Link ist zeitlich begrenzt und dient der sicheren Kontoerstellung.
Der Mitarbeiter gibt seinen Namen, seine Adresse und ein Passwort (Mot de passe) ein. Das Konto ist sofort nach der Bestätigung aktiv und gibt Zugriff auf alle deponierten Dokumente.
Über die Connexion-Seite von Mypeopledoc meldet sich der Nutzer mit seiner E-Mail-Adresse und seinem Mot de passe an. Im Dashboard findet er seine Bulletins de paie, Arbeitsverträge und weitere deponierte Dokumente.
Falls das Mot de passe oublié (vergessen) ist, ermöglicht ein Wiederherstellungs-Link direkt auf der Connexion-Seite eine schnelle Rücksetzung über die hinterlegte E-Mail-Adresse.
Benutzerfreundliche Schnittstelle
Die Benutzeroberfläche von Mypeopledoc ist so gestaltet, dass sie intuitiv und leicht zu navigieren ist. Selbst diejenigen, die nicht besonders technologieaffin sind, werden das System als einfach zu bedienen empfinden. Die einfache Navigation macht Schulungen fast überflüssig und beschleunigt den Übergang zu einer papierlosen Verwaltung erheblich. Dank der klaren Strukturierung des persönlichen Kontos findet jeder Nutzer seine Bulletins und andere deponierten Dokumente auf Anhieb.
Kollaborative Plattform
Die kollaborative Plattform von Mypeopledoc ermöglicht es HR-Teams, effizient zusammenzuarbeiten. Die Mitarbeiter können Dokumente freigeben, kommentieren, validieren und den Fortschritt von Vorgängen in Echtzeit verfolgen. Diese Funktion stärkt die Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Belegschaft und verkürzt die Bearbeitungszeiten erheblich. Der Service ist dabei so konzipiert, dass er nahtlos in bestehende HR-Systeme integriert werden kann.
Warum sollten Sie Mypeopledoc wählen?
Senkung der Betriebskosten
Die Nutzung von Mypeopledoc hilft Unternehmen, die Kosten für die physische Verwaltung von Dokumenten zu senken. Weniger Papier bedeutet weniger Kosten für Druck, Lagerung und Archivierung. Für eine Unternehmensgruppe, die seit Jahren Tausende von Bulletins de paie monatlich druckt und versendet, kann die Umstellung auf Mypeopledoc schnell zu Einsparungen von mehreren zehntausend Euro pro Jahr führen. Darüber hinaus minimiert die Automatisierung von Prozessen menschliche Fehler und spart wertvolle Zeit und Ressourcen.
Verbesserte Einhaltung von Vorschriften
Mypeopledoc hilft Unternehmen, die geltenden Vorschriften für die Verwaltung von Daten und Dokumenten einzuhalten. Digitale Dateien werden mit einem Zeitstempel versehen, sind nachvollziehbar und können bei Kontrollen oder Audits leicht wiederhergestellt werden. Dies sorgt für mehr Transparenz und Zuverlässigkeit und schützt gleichzeitig die Rechte (droits) der Mitarbeiter im Hinblick auf ihre persönlichen Daten. Die UKG-Plattform erfüllt dabei die Anforderungen der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vollständig.
⚠️ À garder en tête
Die Sicherheit Ihres Kontos liegt auch in Ihrer Verantwortung. Verwenden Sie stets ein starkes Passwort (Mot de passe), teilen Sie Ihre Connexion-Daten niemals mit Dritten und melden Sie verdächtige Aktivitäten sofort Ihrem Arbeitgeber oder dem Mypeopledoc-Support.
Verbesserte Mitarbeitererfahrung
Die Einführung von Mypeopledoc verbessert die Mitarbeitererfahrung spürbar. Die Mitarbeiter haben schnellen und einfachen Zugriff auf ihre persönlichen Dokumente, insbesondere ihre Bulletins de paie, und müssen sich nicht mehr zeitraubend durch Papierstapel wühlen. Dieser leichte Zugang fördert ein Gefühl der Eigenverantwortung und Transparenz im Arbeitsalltag. Mit dem eigenen Konto behält jeder Mitarbeiter jederzeit den vollen Überblick über seine administrativen Unterlagen – ein echter Mehrwert für die Lebensqualität (vie) am Arbeitsplatz.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Mypeopledoc ist darauf ausgelegt, sich an die spezifischen Anforderungen jedes Unternehmens anzupassen. Ob kleines KMU oder internationaler Konzern mit mehreren tausend Mitarbeitern – die Plattform lässt sich flexibel konfigurieren. Die Integration in bestehende HR- und Gehaltsabrechnungssysteme erfolgt über standardisierte Schnittstellen, was die Einführung erheblich vereinfacht. UKG bietet zudem eine umfassende technische Unterstützung, um den Übergang reibungslos zu gestalten.
| ✅ Vorteile von Mypeopledoc | ❌ Mögliche Einschränkungen |
|---|---|
| • Sicherer digitaler Tresor für alle deponierten Dokumente • Bulletins de paie jederzeit abrufbar • Vereinfachte Connexion über jeden Browser • Konform mit DSGVO und europäischem Recht • Kosteneinsparungen durch Dematerialisierung |
• Konto erst nach Invitation des Arbeitgebers nutzbar • Bei vergessenem Mot de passe benötigt man Zugriff auf die hinterlegte Adresse • Vollständige Nutzung setzt Internet-Connexion voraus |
Erfahrungsberichte und Fallstudien
Zahlreiche Unternehmen, die Mypeopledoc seit mehreren Jahren (ans) nutzen, berichten von messbaren Verbesserungen in ihrer HR-Verwaltung. Ein mittelständisches Unternehmen mit 500 Mitarbeitern konnte die monatliche Bearbeitungszeit für Bulletins de paie um 60 % reduzieren, nachdem es die Plattform eingeführt hatte. Ein weiterer Arbeitgeber berichtete, dass seine HR-Abteilung dank des Coffre-fort numérique (digitaler Tresor) keine verlorenen oder beschädigten Dokumente mehr verzeichnet.
Auch aus Sicht der Mitarbeiter ist das Feedback eindeutig positiv: Die Möglichkeit, jederzeit über das persönliche Konto auf Bulletins de paie und andere deponierte Dokumente zuzugreifen, ohne auf die Personalabteilung warten zu müssen, wird als großer Gewinn für die Autonomie und die Work-Life-Balance (vie professionnelle) empfunden. Die einfache Connexion über jeden Browser und die sichere Adressverwaltung tragen ebenfalls zur hohen Nutzerzufriedenheit bei. Seit der Übernahme durch UKG hat Mypeopledoc sein Angebot weiter ausgebaut und gilt heute als einer der führenden HR-Document-Services in Europa.
💡 Notre conseil
Stellen Sie sicher, dass die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse stets aktuell ist. Nur so können Sie eine vergessene Connexion (Mot de passe oublié) problemlos wiederherstellen und weiterhin auf alle Ihre Bulletins de paie und deponierten Dokumente zugreifen – auch nach einem Arbeitgeberwechsel.
Questions fréquentes
Wie kann ich mein Mypeopledoc-Konto erstellen?
Um ein Konto bei Mypeopledoc zu erstellen, benötigen Sie eine Einladung (Invitation) Ihres Arbeitgebers. Diese wird per E-Mail an Ihre offizielle Adresse gesendet und enthält einen individuellen Link. Nach dem Klick auf diesen Link geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und ein sicheres Passwort (Mot de passe) ein. Das Konto ist danach sofort aktiv und gibt Ihnen Zugang zu Ihren deponierten Dokumenten und Bulletins de paie.
Was tun, wenn ich mein Mypeopledoc-Passwort vergessen habe?
Falls Sie Ihr Mot de passe oublié haben, klicken Sie auf der Connexion-Seite von Mypeopledoc auf den Link „Passwort vergessen“. Geben Sie Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse ein und Sie erhalten innerhalb weniger Minuten einen Wiederherstellungs-Link. Stellen Sie sicher, dass Ihre Adresse im Konto stets aktuell ist, damit dieser Schritt reibungslos funktioniert.
Kann ich nach einem Jobwechsel noch auf meine Bulletins de paie zugreifen?
Ja. Der digitale Tresor (Coffre-fort numérique) von Mypeopledoc ist personenbezogen und nicht an den Arbeitgeber gebunden. Alle deponierten Dokumente und Bulletins de paie, die während Ihres Beschäftigungsverhältnisses hochgeladen wurden, bleiben in Ihrem persönlichen Konto erhalten. Sie können sich weiterhin über die normale Connexion anmelden und auf Ihre Unterlagen zugreifen.
Ist Mypeopledoc DSGVO-konform und wie werden meine Daten geschützt?
Mypeopledoc, als Teil der UKG-Gruppe, erfüllt vollständig die Anforderungen der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Ihre persönlichen Daten werden verschlüsselt gespeichert und nur für festgelegte Zwecke (purposes) genutzt. Strenge Zugriffsprotokolle (security) gewährleisten, dass ausschließlich Sie und befugte Personen Ihres Arbeitgebers Ihre deponierten Dokumente einsehen können. Ihre Rechte (droits) auf Auskunft, Berichtigung und Löschung bleiben vollständig gewahrt.
Welche Dokumente können in Mypeopledoc hinterlegt werden?
Mypeopledoc eignet sich für die Speicherung aller HR-relevanten Dokumente. Dazu gehören Bulletins de paie (Gehaltsabrechnungen), Arbeitsverträge, Änderungsvereinbarungen, Bescheinigungen, Urlaubsabrechnungen und weitere Verwaltungsdokumente. Alle deponierten Dateien sind im persönlichen Konto strukturiert abgelegt und jederzeit über die Connexion abrufbar.
Was ist der Unterschied zwischen Mypeopledoc und UKG?
Mypeopledoc ist eine spezialisierte Plattform für die Verwaltung und sichere Speicherung von HR-Dokumenten und Bulletins de paie. UKG (Ultimate Kronos Group) ist das Mutterunternehmen, das Mypeopledoc übernommen hat und dessen technologische Infrastruktur bereitstellt. UKG bietet ein breiteres Spektrum an HR-Software-Lösungen, während Mypeopledoc sich auf den digitalen Tresor und die Dokumentenverwaltung spezialisiert hat.